Assistante du Pôle Direction H/F - 83

Encadrement (oui ou non) : non

Activités principales : assistant(e) de direction

1- Organisation du planning et préparation des rendez-vous en constituant les dossiers relatifs aux questions évoquées en lien avec les chefs de service ;
2- Accueil et Communication : Gestion des appels et des messageries, transmission d'informations internes, externes et diffusion d'articles de presse ;
3- Support administratif et logistique : gestion, tri et traitement du courrier, rédaction et mise en forme de documents, commande de fournitures et gestion interne, mise à jour des outils de communication ;
4-Suivre les courriers sensibles et les commandes préfectorales ainsi que les échéances ;
5- Gestion du recueil des actes administratifs ;
6-Participation à la construction et à la mise en oeuvre des projets de service internes (organisation des assemblées générales, rédaction des cahiers des charges en réponse aux appels à projets cf. FMATE, FIACT, etc.)

Partenaires institutionnels : Ministère - Préfecture - DREETS- Services de l'Etat

Spécificités du poste / Contraintes :
Nécessité forte d'avoir une continuité de service sur le secrétariat de direction
Disponibilité, initiative, compétences techniques, capacité d'adaptation, capacité d'organisation du travail, sens du service public, qualités relationnelles- discrétion
La fiche de poste n'est pas exhaustive de toutes les tâches incombant la chargée de coordination et peut évoluer.