Eau100 - Assistant de Gestion Administrative - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - 83

- Apporter une aide permanente au Chef de service et au Directeur en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement, d'archivage et suivi de dossiers
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction
- Assister le chef de service dans l'organisation du travail et la communication avec les différents services internes de la direction (y compris services délocalisés La Garde, Six-Fours, Hyères) et services externes

- Participation à la gestion quotidienne et la coordination de la direction
- Suivi du courrier gestion administrative des courriers entrants pour attribution aux équipes opérationnelles, et sortants : mise en forme, relecture, mise en parapheur, suivi signatures, envoi, scan et archivage, mise à jour dans AIR COURRIER
- Rédaction et suivi de documents concernant le personnel (ordres de missions, états de frais, suivi congés, arrêts de travail, visites médicales, formations, etc)
- Préparation, mise en forme et suivi des actes administratifs dans AIR DELIB
- Mise en forme de documents, avis techniques, courriers, notes, rapports, OS, PV de réception, CR de réunions, plannings, présentations, etc
- Organisation et planification de réunions et rendez-vous
- Accueil physique et téléphonique au niveau de la direction
- Traitement des doléances et demandes d'intervention (téléphone/mail) et orientation vers les services opérationnels
- Tenue de tableau de bord et de suivi de l'activité
- Gestion de l'archivage