Anttl259 - Coordonnateur Administratif - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Structures de coopération territoriale

- Coordonner les demandes RH des directions opérationnelles en lien avec la DRH et la coordinatrice du DGST.
- Assurer les différentes tâches administratives de l'Antenne.
- Assurer les missions de l'Assistant de prévention - chargé de gestion volet gestion administrative en cas d'absence de celui-ci.

1) Coordination administrative (85% du temps de travail) :
En matière des ressources humaines
- Rédige et assure le suivi des documents concernant le personnel de l'Antenne,
- Tient le tableau de suivi en matière de recrutement, formation notamment,
- Met à jour l'organigramme,
- Prépare les dossiers du comité social territorial,
- Centralise les entretiens professionnels,
- Centralise les campagnes de promotion interne et avancements de grade,
- Analyse et monte divers dossiers divers en matière de ressources humaines.

Concernant les demandes des différentes directions opérationnelles
- Analyse et centrale les retours des directions,
- Crée des tableaux, des dossiers et des courriers divers,
- Contrôle le respect des délais et du formalisme attendu,

2) Réalisation de diverses tâches administratives de l'Antenne (15% du temps de travail) :
- Réceptionne et oriente certains documents (administratifs et/ou techniques) auprès de services si nécessaires (Antenne et hors Antenne),
- Conçoit et réalise des documents administratifs, notamment courriers,
- Crée des dossiers administratifs,
- Assure la coordination diverse (tickets restaurants, COS...)
- Tri et classe des documents ainsi que la messagerie du Directeur de l'Antenne de Toulon - Le Revest en l'absence de l'Assistante de Direction ;
- Tient l'agenda et organise les réunions du Directeur de l'Antenne de Toulon - Le Revest en l'absence de l'Assistante de Direction ;
3) Missions ponctuelles de gestion courante du bâtiment L'Oiseau de Feu en l'absence de l'assistant de prévention des risques professionnels - Chargé de gestion :
- Assure la maintenance des locaux, par déclaration et suivi des incidences techniques,
- Assure la maintenance du matériel et en cas de difficulté, effectue une déclaration d'incidence technique auprès du fournisseur,
- Rédige les tickets Sos Info pour le Directeur de l'Antenne et la DGI,
- Transmet les besoins en produits de droguerie de l'Antenne de Toulon - Le Revest (Site Oiseau de Feu - Direction, DGI et Proximité) à la référente métropolitaine.

Les « savoirs » :
- Connaissances de base sur la législation liée au Code du Travail ;
- Bonne connaissance des métiers exercés au sein de la Direction et de l'Antenne ;
- Toutes les bonnes connaissances théoriques en matière de Secrétariat et de bureautique ;
- Elaboration des tableaux de suivi (RH, activités...) ;
- Connaissance de l'Administration et de l'Antenne de Toulon - Le Revest.

Les « savoir-faire » :
- Très bonne maîtrise de l'outil bureautique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles (nombreux rapports à réaliser) ;
- Maîtriser toutes les techniques en matière de secrétariat, de bureautique, d'Internet et du Bureau Numérique ;
- Prendre des initiatives ;
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques.

Les « savoir-être » :
- Ponctualité, disponibilité et assiduité ;
- Avoir un très bon relationnel ;
- Avoir un bon esprit de synthèse et d'initiative ;
- Être rigoureux et organisé dans son travail ;
- Être neutre et impartial dans ses prises de positions ;
- Capacité relationnelle du travail en équipe ;
- Discrétion et réserve ;
- Esprit d'initiative ;
- Bonne mentalité.

• Rigueur et méthode