Cab06 - Collaborateur de Cabinet - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Apporter une aide permanente au Directeur de cabinet et aux Collaborateurs de cabinet en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

- Coordonne et organise les agendas du Directeur de cabinet et des Collaborateurs de cabinet.
- Instruit, rédige et suit les courriers du cabinet.
- Gère les frais de représentation.
- Traite et suit les dossiers du cabinet.
- Prépare les dossiers du directeur de cabinet : inaugurations, réunions de travail.
- Organise les réunions cabinet.
- Suit et met à jour le logiciel protocole, invitations en collaboration avec la Direction de la communication.
- Travaille en binôme avec l'Assistante de la présidente de la Métropole.

Les « savoirs » :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
- Techniques de secrétariat.
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire.
- Fonctionnement de l'Internet et de l'Intranet.
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi.
- Annuaire de la Collectivité et des partenaires.
- Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu.
- Connaissance de l'organisation de la Collectivité.
- Maîtrise d'Excel, Air Délib, Coriolis, Powerpoint.

Les « savoir-faire » :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de cabinet et de la Présidente.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Organiser les déplacements du Directeur de cabinet et de la Présidente.
- Etablir une relation de confiance avec le Directeur de cabinet et la Présidente.
- Prendre des notes et rédiger tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Les « savoir-être » :
- Discrétion, réserve, confidentialité.
- Rigueur.
- Sens du relationnel.
- Sens de l'initiative et réactivité.
- Autonomie.

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Grammaire
• Autonomie
• Excel
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Réactivité