Secretaire du Bureau Fonctionnement et Gestion des Sites H/F - SIMU

- Enregistrer, organiser le classement et l'archivage des documents courants lettres, notes, messages (classifiés ou non)
- Activités RH dans le cadre de la désignation de correspondant administratif du bureau fonctionnement
- Gestion des messages NeMO non distribués automatiquement
- Gestion des documents classifiés SECRET de son domaine d'activité
- Gérer les communications et traiter les messages « arrivée /départ ».
- Assurer la saisie d'informations et leur mise en forme (charte graphique du SIMu)
- Vérifier la conformité des documents et des dossiers soumis à la signature, assurer le suivi des parapheurs.
- Déterminer le mode d'enregistrement, le support, les références selon le type de texte, les traitements ultérieurs prévus, le système de classement adopté.
- Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions prévus.
- Etablir les commandes, réceptionner et assurer la distribution des fournitures de bureau du BFGS.
- Renseigner et tenir à jour le planning d'absence des cadres du bureau fonctionnement.
- Assurer, si besoin, la rédaction des documents courants
- Assurer la suppléance du vaguemestre

Informatique / bureautique

• Etablissement de commandes