Dri06 - Chef de Service Courrier Fournitures et Documentation H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

- Piloter, organiser et encadrer le service (budget, ressources, plannings).
- Élaborer et suivre les marchés du service, ainsi que les dispositifs de mutualisation avec les communes.
- Garantir la continuité, la qualité et la sécurisation des flux de courrier, en propre ou par l'encadrement des agents et des vaguemestres, la continuité des activités opérationnelles du service.
- Appuyer la Direction des relations internes et des projets institutionnels.
- Assurer la coordination avec les DGA.

- Encadre les agents administratifs et les vaguemestres.
- Prépare le budget du service et assure le suivi des consommations de crédits.
- Organise, assure la gestion et l'optimisation des plannings des vaguemestres.
- Assure la coordination avec le secrétariat général du DGS et l'ensemble des DGA et met à jour les tableaux de bord du service (La Poste, prestataires).
- Elabore des cahiers des charges, analyse des offres, assure la passation des marchés du service (affranchissement, machine à affranchir, fournitures) et assure le suivi de l'exécution et des reconductions.
- Élabore et assure le suivi des conventions de mutualisation des vaguemestres avec les communes : délibérations et conventions (saisie AIRS DELIB), calcul des remboursements, émission des demandes de titre.
- Assure la continuité des activités opérationnelles du service : en propre ou en appui des agents administratifs et des vaguemestres, pour garantir la continuité de service - réception, tri, dépouillement, enregistrement et distribution des courriers et colis, affranchissement ; réception et routage des doléances des usagers transmises par courrier ou via le portail internet ; gestion des fournitures et de la documentation de la Métropole (demandes, commandes, suivi des factures).

Les « savoirs » :
- Techniques et outils de gestion et d'organisation.
- Méthodes d'accompagnement du changement.
- Méthodes et outils de l'évaluation.
- Outils de pilotage et de planification. -
Les « savoir-faire » :
- Définir un projet et une organisation de service.
- Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service.
- Proposer des pistes d'amélioration de l'organisation et du fonctionnement du service et des procédures.
- Adapter son management aux situations.
- Elaborer un budget prévisionnel, contrôler la gestion des dépenses.
- Concevoir des outils de planification liés aux activités.
Les « savoir-être » :
- Sens de la rigueur, de l'organisation et méthodologie.
- Discrétion.
- Aptitude à la gestion d'équipe (gestion d'éventuels, motivation de l'équipe...).
- Bonne qualité d'écoute.
- Aptitude au dialogue.
- Capacité d'initiative.

• Conduite du changement
• Routage
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Rédaction du cahier des charges
• Management d'équipe
• Planification