Secrétaire de Direction H/F - Caisse D'allocations Familiales du Var

Vous serez en charge de :
-Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, mails, documents et compte rendu de réunions
-Traiter le courrier de la direction (réception, tri, distribution, expédition)
-Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, en interface et en coordination avec l'ensemble des services et directions ou des partenaires externes,
-Rechercher, diffuser, classer et archiver les informations nécessaires aux Agents de Direction
-Réaliser les relations internes et externes de la Direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques)---
-Réaliser la préparation et le suivi de dossiers spécifiques et de supports pour les interventions / réunions
-Assurer le suivi des échéances en lien avec les services concernés
-Réaliser le secrétariat des instances relatives aux relations sociales-
-Tenir à jour la base de données partenaires
-Contribuer à l'organisation des évènements internes et externes (séminaires managers, visites officielles, signatures officielles, inauguration, etc..)
-Réaliser un reporting auprès du manage

Savoirs :

Connaître l'essentiel de son environnement, de l'organisation et des dossiers en cours
Connaître les partenaires habituels du service.
Connaître les procédures internes de l'organisme
Connaître les techniques de prise de note
Connaître les règles d'archivage

Savoir-faire :

Mettre en oeuvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique
Orienter les personnes vers le bon interlocuteur
Synthétiser dans une note l'information reçue ou traitée
Réaliser des documents en respectant les règles de présentation
Utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques et nouvelles technologies pour la réservation des moyens matériels, la gestion des agendas et des plannings
Organiser ses activités en tenant compte des délais et des échéances
Coordonner les informations
Réaliser des comptes - rendus de réunion
Rédiger seul des documents (courant, complexe, à enjeux)

Savoir-faire relationnel :

Présenter une image positive du service et de l'organisme
Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes
Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
Rendre compte à sa hiérarchie
Faire preuve d'initiative aussi bien lors des relations téléphoniques que lors des questions posées par des correspondants internes ou externes, notamment en l'absence de son responsable hiérarchique
Adapter le message et le vocabulaire au niveau de connaissance de l'interlocuteur
Discerner les informations confidentielles de celles diffusables

Merci de transmettre vos éléments de candidatures (CV+LM) via LaSécurecrute avant le 07/08/2026.

Les personnes présélectionnées seront reçues en entretien à compter du 17 aout 2026.

La CAF du Var est un organisme handi-accueillant.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Distribution sociale de revenus

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Prise de note